Suomen kirjainstituutin säätiön tietosuojaselosteet
Suomen kirjainstituutin säätiön asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Suomen kirjainstituutin säätiön EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukainen tietosuojaseloste säätiön asiakasrekistereistä. Seloste on päivitetty 8.7.2021.
1. Rekisterin nimi
Suomen kirjainstituutin säätiön asiakaspalvelussa käsiteltävät henkilötiedot.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Nimi: Suomen kirjainstituutin säätiö
Osoite: Marttilankatu 12, 38200 Sastamala
p. 010 3212 950
info@pukstaavi.fi
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen kirjainstituutin säätiön intendentti Mari Immonen, puh. 050 313 1411, mari.immonen@pukstaavi.fi.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Käyttötarkoitus: Suomen kirjainstituutin säätiön sääntöjen mukaisena tarkoituksena on edistää ja vaalia suomalaista kirjakulttuuria ja kirjallisuutta. Tarkoituksensa toteuttamiseksi säätiö mm. harjoittaa tallennus, tutkimus-, tiedonvälitys-, julkaisu-, tapahtuma- ja koulutustoimintaa. Säätiö hallinnoi Suomen Kirjainstituuttia sekä harjoittaa ja kehittää kirjaan liittyvää ja muuta kulttuurihistoriallista museotoimintaa Suomalaisen kirjan museo Pukstaavissa ja Sastamalan seudun museossa. Toiminta perustuu säätiö-, museo- ja arkistolakeihin.
Henkilötietojen oikeusperusteina ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artiklan 1. kohdan alakohdat a, b, c ja e.
Henkilötiedot saadaan säätiön palveluiden käyttäjiltä. Henkilötietoja käsitellään yksiköiden tietopalveluissa, taloushallinnossa sekä viestinnässä ja markkinoinnissa mm. seuraavissa käyttötarkoituksissa: aineistotilaukset, aineistolainat, aineistohankinnat, laskutus, tilavaraus, opastuspalvelut, myyntitili, verkkokauppa sekä uutiskirje. Uutiskirjeen- ja osoiterekisterin osalta henkilötietojen käsittely perustuu annettuun suostumukseen.
5. Rekisterin tietosisältö/henkilötietoryhmät
Erilaisissa asiakaspalveluun liittyvissä tilanteissa voidaan tallentaa henkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite. Tällaisia ovat esimerkiksi laskutus, tilavaraus, opastusvaraus, myyntitili ja palveluiden markkinointi.
Suomen kirjainstituutin säätiön verkkokaupan henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin ylläpitämiseksi ja tilausten tallentamiseksi. Tietoja voidaan käyttää verkkokaupan kehittämiseen, tilastointiin, markkinointiin ja verkkokaupan mainonnan kohdentamiseen. Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja ovat: asiakkaan nimi, osoitetieto, sähköposti, puhelinnumero ja tiedot käsitellyistä tilauksista.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Suomen kirjainstituutin säätiön työntekijät, joiden toimenkuvaan kuuluu hoitaa asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä.
7. Tietojen siirrot kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
Suomen kirjainstituutin säätiö ei luovuta käsiteltäviä henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
8. Henkilötietojen säilyttämisaika tai ajan määrittämiskriteerit
Tietopalvelun henkilötiedot säilytetään arkistolain ja sen edellyttämän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Muiden asiakkuussuhteiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Poikkeuksena kirjanpitoaineisto. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
9. Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen
Suomen kirjainstituutin säätiö on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet ja vaatii niitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Suomen kirjainstituutin säätiöltä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin. Hänellä on myös oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä.
Suomen kirjainstituutin säätiö antaa ratkaisun rekisteröidyn em. pyyntöihin kuukauden kuluessa, ellei esille nouse erityistä tai perusteltua syytä pidentää vastausaikaa. Kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan (10 vuotta) umpeutumista.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarvittaessa tietää, mistä häntä koskevat henkilötiedot on saatu. Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus tehdä valitus tietosuojasta vastaavalla valvontaviranomaiselle.
Verkkokaupan asiakasrekisteriin kuuluvilla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramarkkinointiin tai vastaavanlaiseen muuhun markkinointiin.
11. Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään hänen hyödyntäessään Suomen kirjainstituutin säätiön asiakaspalvelua, tai ne on kerätty yleisesti saatavilla olevista lähteistä (internet).
12. Käytetäänkö henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden kokoelmiin sisältyvien henkilötietojen tietosuojaseloste
Tämä on Suomalaisen kirjan museo Pukstaavin ja Sastamalan seudun museon kokoelmien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tietosuojalain mukainen tietosuojaseloste museoiden kokoelmiin sisältyvistä henkilötiedoista.
1. Rekisterin nimi
Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden kokoelmiin sisältyvien henkilötietojen tietosuojaseloste
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Nimi: Suomen kirjainstituutin säätiö
Osoite: Marttilankatu 12, 38200 Sastamala
p. 010 3212 950
info@pukstaavi.fi
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen kirjainstituutin säätiön amanuenssi Emilia Heikkilä, p. 050 313 1408, emilia.heikkila@pukstaavi.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden (Suomalaisen kirjan museo Pukstaavi ja Sastamalan seudun museo) tehtävä on tallentaa omiin toimialoihinsa ja tallennusvastuisiinsa liittyvää kulttuuriperintöaineistoa sekä luetteloida, tutkia ja asettaa aineistoa näytteille. Toiminta perustuu mm. museolakiin ja valtioneuvoston asetukseen museolaista.
Henkilötietojen käsittely perustuu museoiden toimialaan kuuluvan aineiston tallentamiseen, mikä on yleisen edun mukaista tehtävän suorittamista. Tallennuksen tavoitteena on säilyttää tietoa mahdollisimman tarkasti ja kattavasti sekä turvata tekijänoikeudet esim. taide- ja valokuva-aineiston osalta.
Henkilötietojen käsittelystä on säädetty tietosuoja-asetuksen 6. artiklassa ja tarkemmin kansallisen tietosuojalain 4 §:n neljännessä kohdassa. Toiminta kytkeytyy myös perustuslain 16 §:ssä turvattuihin sivistyksellisiin oikeuksiin, erityisesti tieteen ja taiteen vapauteen, sekä perustuslain 12 §:ssä turvattuun sananvapauteen.
5. Rekisterin tietosisältö/henkilötietoryhmät
Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden kokoelmat muodostuvat pääsääntöisesti yksityishenkilöiden ja yhdistysten lahjoituksista. Aineistossa olevat henkilötiedot ovat pääasiassa lahjoittajien keräämiä.
Aineistojen tiedot tallennetaan kokoelmanhallintajärjestelmiin. Sekä aineisto itsessään että aineiston kuvailutiedot voivat sisältää henkilötietoja. Kokoelmanhallintajärjestelmiä ovat Collecte ja Topoteekki. Kokoelmanhallintajärjestelmä Collecte sisältää Osapuolirekisterin, johon voidaan tallentaa etunimi, sukunimi, entiset nimet, sukupuoli, syntymä- ja kuolinaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja vastaanottavat Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden työntekijät, joiden toimenkuvaan kokoelmanhallintatehtävät kuuluvat.
Kokoelmanhallintajärjestelmiin on pääsy ainoastaan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjätunnuksia luovutetaan harkiten ja rajatusti Suomen kirjainstituutin säätiön museoiden työntekijöille ja vapaaehtoistyöntekijöille. Suomen kirjainstituutin säätiön museot julkaisevat osan kokoelmatiedoista Finna- ja Topoteekki-verkkopalveluihin.
7. Tietojen siirrot kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
Suomen kirjainstituutin säätiö ei luovuta henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
8. Henkilötietojen säilyttämisaika tai ajan määrittämiskriteerit
Kulttuuriperintöaineistojen tiedot säilytetään pysyvästi.
9. Henkilötietojen käsittelyn suojaaminen
Suomen kirjainstituutin säätiö on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet ja vaatii niitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Suomen kirjainstituutin säätiöltä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin. Hänellä on oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Pyyntö tulee osoittaa säätiölle kirjallisesti ja pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä.
Suomen kirjainstituutin säätiö antaa ratkaisun rekisteröidyn pyyntöön kuukauden kuluessa, ellei esille nouse erityistä tai perusteltua syytä pidentää vastausaikaa.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
11. Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä
Kulttuuriperintöaineistohin liittyvät tiedot on saatu rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena; asiakirjoista, arkistoista ja aineistojen lahjoittajilta.
12. Käytetäänkö henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
